Колонка ‘Имя документа’. Указывается тип документа (приказ, делегирование, иное решение работодателя), а в графах «Дата» и «Номер документа» — трудоустройство работника (направлен, отклонен и т.д.). .< /p>
Электронные трудовые книжки с 2020 года: пошаговый переход, ведение и образец
Электронные трудовые книжки с 2020 года — это новая реальность, которая уже является требованием закона. Как правильно поступить с трудовыми книжками в Интернете? Как обычно происходит переход работодателей и работников? Нужно ли мне подготовить какое-то уведомление о переходе на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года? Данный документ описывает использование и ведение цифровых трудовых книжек с 2020 года. Новость об оцифровке трудовых книжек уже является законом
Вводная информация про электронные трудовые книжки с 2020 года
С 2020 года все работодатели должны будут перейти от бумажного документооборота к электронным трудовым книжкам. И это касается всех работодателей — компаний и частных лиц. Также доступны новые отчеты по пенсионным фондам. Формат называется СЗВ-ТД.
Но как выглядит образец рабочей тетради? ПФР отвечает на этот вопрос на своем сайте.
Электронные рабочие тетради не имеют физического носителя и реализуются только в цифровом формате. Просмотреть сведения электронной трудовой книжки можно в личном кабинете через сайт Пенсионного фонда России, Портал государственных услуг и соответствующее приложение для смартфона. При необходимости можно вывести на экран электронную книгу информацию о трудовой биографии. Она предоставляется в виде печатных выписок.
- Закон о внесении изменений в ТК РФ в части перехода на электронные трудовые книжки (скачать)
- Закон о новой отчетности в ПФР (скачать)
- Сайт ПФР про электронные трудовые книжки
- Новый отчет СЗВ-ТД с 2020 года
Этапы перехода на электронные трудовые книжки
Следует сразу оговориться, что в 2020 году трудовые книжки по-прежнему будут печататься, но наряду с печатной версией должна храниться и электронная. Данные, которые будут храниться полностью в электронном виде, — это трудовая книжка сотрудника.
Переход от бумажной к электронной печати происходит постепенно и включает в себя несколько этапов.
- у работников, которые начали трудовую деятельность до 2021 года, есть выбор. До 30 июня 2020 года все работодатели должны уведомить своих сотрудников про изменения по трудовым книжкам. Далее у работника есть время подумать, нужна ему бумажная трудовая книжка или он хочет, чтобы сведения про его трудовую деятельность вели в электронном виде. Время на раздумья до 31 декабря 2020 года — к этому дню работники пишут заявления о своем выборе (бумажная книжка или электронные сведения);
- тем, кто начнет работать в 2021 году или позднее, все трудовые книжки будут оформлять только в электронном виде.
Работодателям и работникам имеет смысл подготовиться к переходу на онлайн трудовые книжки — разработать шаблоны для объявлений и заявлений и упорядочить печатные трудовые книжки. Как я могу получить доступ к своей рабочей тетради без проблем? Это пошаговый алгоритм (инструкция для работодателей).
Вопрос о том, кому нужна электронная трудовая книжка, отпадает: с 1 января 2020 года все работодатели переходят на эту систему. В то же время работодатели сохраняют свои печатные книжки в трудовой книжке и сохраняют обязанность вносить в них все изменения. и если работник отказывается полностью перейти на электронные формы.
Как оформить переход на электронную трудовую в 2021 году
Работник может в любое время подать заявление о переходе с печатного рабочего файла на электронный файл. Те, кто делает такой выбор, должны представить печатный буклет, в котором была произведена регистрация. Крайний срок публикации трудовой книжки не установлен в правилах, но по запросу предоставляется -3 дня пропорционально публикации кадрового документа. Запись должна быть подписана работником и лицом, ответственным за ведение трудовой книжки, или работодателем.
Пример шаблона записи в трудовой книжке для выбора онлайн-форм
Заполните колонку 13 рабочей тетради следующим образом. ‘Выдать трудовую книжку работодателю на основании письменного заявления (Ф.И.О.) и предоставить информацию о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66(1) Трудового кодекса’. Российская Федерация. Федерация».
После выдачи бумажного трудового досье работодатель не несет ответственности за его заполнение и хранение.
Как работнику получить сведения о своем стаже
Работники, выбравшие электронную трудовую книжку, могут получать информацию о своей трудовой биографии следующими способами.
В ПФР, МФЦ или на «Госуслугах» по форме СТД-ПФР
STD-PFR утверждена приказом №. 23Н Минтруда РФ от 20.01.2020 г. Форма содержит сведения обо всех видах трудовой деятельности, в том числе за периоды до 31 декабря 2019 года (наименование работодателя, продолжительность работы).
ПФР может публиковать информацию о трудовой книжке как на бумаге, так и в электронном виде, используя специальную усиленную электронную подпись. МФЦ выдают СТД-ПФР только в бумажном виде, а «Госуслуги» — только в электронном.
У работодателя по последнему месту работы в форме СТД-Р
Форма STD-R утверждена приказом №. 23Н Минтруда РФ от 20.01.2020 г. Если у работника нет распечатанной трудовой книжки, работодатель обязан выдать бумажную или заверенную в электронном виде справку о трудоустройстве.
Это должно быть сделано в течение трех рабочих дней с момента получения заявления от работника или в день окончания трудового договора. Если работник не прибыл в день подачи жалобы, необходимо отправить уведомление заказным письмом с уведомлением.
Работодатели могут предоставить информацию только о периоде, в течение которого сотрудник работал на работодателя.
Форма СЗВ-ТД: как заполнять
Для того чтобы пенсионный фонд регулярно получал информацию о трудовой деятельности работника, отчеты должны подаваться по форме SZV-TD. Форма и порядок ее заполнения утверждены решением №. 730P Совета директоров ПФР от 25 декабря 2019 года (с изменениями от 27 октября 2020 года).
Формы должны быть заполнены для регистрации всех официально принятых или уволенных сотрудников (включая сотрудников, работающих неполный рабочий день) и других кадровых изменений, а также для отражения деталей поданного заявления и выбранного типа занятости.
Требования к заполнению формы
Форма должна быть заполнена чернилами, ручкой, заглавными буквами или на компьютере без помарок и исправлений. Можно использовать все цвета, кроме красного и зеленого.
Документ NWR-TD должен быть подписан руководителем или уполномоченным лицом и заверен печатью компании (если таковая имеется). Некорпоративный работодатель заверяет документ своей личной подписью.
Необходимо ввести информацию, касающуюся работника, застрахованного лица и трудовой книжки работника. Если в течение месяца не было никаких инцидентов, связанных с сотрудником, «нулевая» форма не высылается.
Нумерация в графе 1 таблицы формы СЗР-ТД является сквозной. Номера событий должны быть указаны в порядке возрастания и не должны повторяться.
Значения в столбцах «Дата приема на работу, перевода, отстранения от работы или увольнения (день, месяц, год)» и «Дата» в подразделе «Причина» определяются в формате ДД.М.М.ГГГГГГГГГГГГГ. Если форма СЗВ-ТД подается ежемесячно, она должна быть в пределах отчетного периода.
Реквизиты работодателя
‘Регистрационный номер ПФР’. Укажите номер, присвоенный застрахованному лицу при регистрации. Он должен состоять из 12 цифр в следующем формате: xxx-xx-xx-xx-xx-xx-xx-xx-xx.
‘Название организации/частный предприниматель’. Укажите название той же компании, что и в регистрационных документах, а также название ОП или филиала иностранной компании, работающей в России. Если эта информация была предоставлена ИП, адвокатом или нотариусом, то имя и отцовский титул (если есть) должны быть указаны, как в паспорте.
ИНН. ИНН работодателя — организации (10 символов) или физического лица (12 символов).
‘KPPI’. Для ИП, должно быть 9 цифр или отсутствовать.
Такая информация должна быть представлена в разделе «Сведения о работодателе, правопреемник которого застрахован». Здесь необходимо ввести только данные об удаленном бывшем работодателе.
Сведения о работнике
Фамилия, имя и отчество работника (при наличии) должны быть заполнены изначально, без сокращений, с русской буквой в номинальном падеже. Кроме того, необходимо ввести дату рождения и номер снилса. Данные сотрудника должны совпадать с данными, указанными в страховом сертификате или форме Adi-Reg.
Сведения о поданном заявлении
Здесь следует уточнить, выбрал ли работник ведение трудовой книжки в печатном или электронном виде, а также дату подачи заявления.
Примечание: Заявление о том, что работник выбирает предпочтительную форму профессиональной картотеки, уже является основанием для представления ТКБ-ТКД.
Если необходимо изменить дату подачи заявления зарегистрированного работника, подается форма CVR-TD. При этом в соответствующей строке указывается новая дата подачи заявления.
Чтобы отменить ранее поданную выписку, введите дату ранее поданной выписки и отметьте «x» в поле «Отмена подписи».
Как выглядит книга произведений? В формате — это источник информации. Принципиальных изменений в содержании электронной книги нет. Список информации в рабочей тетради аналогичен форме и включает в себя
Особенности перехода на электронные трудовые книжки
Вопрос о том, кому нужна электронная трудовая книжка, отпадает: с 1 января 2020 года все работодатели переходят на эту систему. В то же время работодатели сохраняют свои печатные книжки в трудовой книжке и сохраняют обязанность вносить в них все изменения. и если работник отказывается полностью перейти на электронные формы.
У всех сотрудников есть время до 2021 года, чтобы определить форму и принять решение. Работодатели предлагают сотрудникам возможность полностью перейти на электронные резюме и отказаться от печатной версии. Работник может подумать, нужен ли ему документ ТК, и принять решение
Если он решит отказаться от использования печатной версии, он должен обосновать свое решение письменным заявлением в ПФР. Работодатель делает соответствующую запись в АК и возвращает его работнику для передачи в электронный АК. С этого момента работодатель больше не несет ответственности за обслуживание и содержание печатной СА, в соответствии с разделом 2.3 Федерального закона 439-ФЗ.
Если работник предпочитает сохранить трудовой кодекс, работодатель продолжает вести с ним учет данных и заботится о его охране. В то же время ведется электронный СА, и работник может получить его копию, т.е. сертификат STD-P, если это необходимо.
Если сотрудник не пошел на ЭСТ и не сохранил печатный вариант, решение может быть изменено в любое время у нынешнего или следующего работодателя. Начиная с 1 января 2021 года, впервые обратившимся лицам будет выдаваться только одна трудовая книжка.
Как завести электронную трудовую книжку?
Индивидуальные отчеты будут составляться на бланке СВВ-ТД каждого сотрудника, в который затем будут вноситься изменения. SSV-TD также составляются для внешних и внутренних сотрудников, работающих неполный рабочий день, и для удаленных сотрудников. Единственным исключением являются лица, ответственные за контракты на обслуживание и ГИС.
В отчете работодатель указывает регистрационный номер ПФР, название компании, НДС, КПП и данные о работнике — имя, дату рождения и Sunil. Чтобы отметить увольнение, необходимо обязательно указать дату приема на работу и любое существенное изменение в процессе приема на работу (изменение должности, новая специализация или изменение квалификации). Необходимо указать причину события трудоустройства. Порядок.
Как подавать отчёт в ПФР?
Если юридическое лицо имеет более 25 сотрудников, отчет должен быть представлен только в электронном формате и заверен электронной цифровой подписью. Организации с численностью сотрудников до 25 человек и частные предприниматели могут подавать SSV-TD как в электронном, так и в печатном виде. Печатный документ должен быть заверен подписью руководителя юридического лица или уполномоченного на это лица, а в случае индивидуального предпринимателя — подписью физического лица.
Работодатель обязан представить отчет в SDOE на следующий день после издания приказа о приеме на работу или увольнении. Они также должны ежемесячно отчитываться о любых изменениях до 15 числа месяца. Несоблюдение срока может привести к штрафу в соответствии с частью 2 статьи 15.33.2 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.
Если работник работает на Крайнем Севере, введите код ‘RCS’ в поле 4. Если работник работает на Крайнем Севере, введите код ‘ISS’.
Как сдавать отчет о трудовой деятельности сотрудников в ПФР
С 2020 года все работодатели будут представлять в пенсионный фонд новый вид отчетности — сведения о занятости. Это основа для рабочей тетради. Пенсионный фонд собирает всю информацию о том, где, когда и какие сотрудники работали, в единую базу данных.
Отчеты представляются в форме СЗВ-ТД. Оно подается на всех сотрудников, работающих по трудовому договору, включая декретниц, иностранных граждан и людей, работающих неполный рабочий день и неполную рабочую неделю, то есть у нескольких работодателей одновременно. Если сотрудник работает по гражданско-правовому договору, отчет SZV-TD не требуется.
Информация о трудоустройстве выглядит следующим образом
- Данные о компании или ИП, где работает сотрудник.
- Информацию о подаче заявления с выбором формы трудовой книжки.
- Сведения о самой работе.
Данные о занятости, которые должны быть включены в отчет, следующие
- О приеме на работу с указанием занимаемой должности.
- О переводах на другую постоянную работу, тоже с указанием должности.
- Об увольнении — должность указывать не надо, так как и так понятно, с какой должности человек ушел.
- О присвоении работодателем работнику нового разряда, класса, категории, классного чина.
Если какая-либо из вышеперечисленных сведений у работника меняется, в ПФР подается отчет. Например, он нашел работу или получил повышение. Если ничего не изменилось, нет необходимости подавать пустой отчет или повторять информацию из предыдущего отчета.
Срок подачи отчета зависит от того, что произошло с работником.
- если приняли на работу или уволили, то не позднее следующего рабочего дня;
- если перевели на другую работу или он подал заявление о выборе формата трудовой книжки, то до 15 числа следующего месяца.
Форма отчета утверждается ПФР и является единой для всех организаций и всех индивидуальных предпринимателей, имеющих работников. Процедура подачи отчетности такая же, как и для обычной отчетности в ПФР. Организации, в которых работает менее 25 сотрудников, могут подавать отчеты в бумажном или электронном формате, остальные — только в электронном.
Формы СПВ-ТД нужно подавать только с 2020 года, и это правила для информации о работе за предыдущий год.
- Работодатель не дублирует в отчет все записи из трудовой книжки, внесенные до 2020 года.
- Если он принял сотрудника на работу в 2020 году, первая запись в отчете будет о приеме на работу.
- Если сотрудник уже работал в организации на 1 января 2020 года, в отчет дублировали последнюю запись из его трудовой на эту дату и подали эти сведения, когда впервые сдали отчет.
Когда сотрудники должны подать заявления
Работники могут уволиться по собственному желанию в любое время, подав заявление о выходе из печатной трудовой книжки. Сотрудники с типичным опытом работы, которые в настоящее время не трудоустроены, могут сделать это при поступлении на работу. Тем, кто впервые устраивается на работу после 1 января 2021 года, подавать заявление не нужно. Работодатели по умолчанию будут предоставлять им электронную трудовую книжку.
Если работник решит оставить себе печатную трудовую книжку, он имеет право передумать и получить доступ к электронной трудовой книжке позже. Однако если у него сохранилась печатная история его трудовой деятельности, он не сможет к ней вернуться.
Что делать с сотрудниками, которые отказались от бумажных трудовых
Если работник просит сохранить распечатанную трудовую книжку, работодатель обязан
- Вписать в трудовую книжку, что сотрудник отказался дальше ее вести: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». Последняя запись в трудовой книжке должна быть заверена, как это обычно происходит при увольнении сотрудника: должностное лицо, которое отвечает за трудовые книжки, указывает свою должность, расписывается и ставит печать организации.
- Выдать трудовую книжку сотруднику на руки или отправить по почте, если он на это согласился.
- Внести запись в книгу учета движения трудовых книжек.
Выдать работнику профессиональный реестр в электронном виде, который должен быть выдан в течение трех рабочих дней с момента подачи работником заявления. Такие же сроки установлены для выдачи документов, связанных с работой сотрудника. Если работник согласен, трудовое дело может быть отправлено ему заказным письмом.
Работник может взять трудовую книжку домой и использовать ее для проверки сведений о своем трудоустройстве до 2020 года; лучше не выбрасывать, не сжигать и не терять трудовую книжку, если где-то в ПФР чего-то не хватает.
