Как пользоваться онлайн-кассой: подробный гайд. Как работает кассовый аппарат

Производители новых ККМ позволяют индивидуальным предпринимателям получить удаленный доступ к работающему устройству, войдя в свой личный кабинет на портале производителя.

Как начать работать с онлайн-кассой?

Управление кассовым аппаратом — задача не из легких, особенно для тех, кто еще не пользовался электронным кассовым аппаратом и не знает всех секретов. Кассир должен обладать определенными знаниями и навыками в этой области, поскольку ошибки в расчетах покупателей могут подвергнуть владельцев магазинов и самих работников серьезным санкциям со стороны налоговых органов. Поэтому эффективное обучение полезно не только для розничных торговцев, но и для начинающих предпринимателей. С выходом Федерального закона № 54 у лиц, принимающих решения, возникли серьезные вопросы по организации работы персонала, работающего на кассе. В этой статье мы постараемся подробно разобрать, как новым сотрудникам начать использовать электронные кассовые аппараты и избежать штрафов для себя и своих руководителей.

Обучение работе на онлайн-кассе

Мы научим вас и ваших сотрудников, как работать с Фондом. Полное обучение безопасной эксплуатации кассового оборудования от 2000 рублей.

На первый взгляд может показаться, что вы начинаете использовать кассовое оборудование для сотрудников, которым многого не нужно. Однако, если не соблюдать определенные правила, обучение будет неэффективным и может привести к неприятным последствиям. Так что же нужно знать молодым кассирам при работе с электронными кассовыми аппаратами?

Первоначально кассиры должны пройти вводный инструктаж по охране труда и технике безопасности сразу же после поступления на работу в компанию. Они регулируются законодательством, а также инструкциями по применению контрольно-кассовой техники. Поскольку электронные кассовые аппараты подключаются к электрической сети и работают от нее, каждый, кто использует электронный кассовый аппарат, должен знать правила техники безопасности при работе с этим оборудованием.

После получения информации по технике безопасности работник должен записать ее в специальный журнал. Кроме того, перед началом работы необходимо знать следующие документы

  • Договор, согласно которому работник несет полную материальную ответственность.
  • Должностная инструкция.
  • Правила по работе с кассовым оборудованием (если на точке таковые имеются) или Типовые правила Минфина РФ (включая письмо Центрального банка №51 от 18.08.1993 г.).
  • Паспорт и инструкция онлайн-кассы, установленной на рабочем месте.

Договор MOD и должностная инструкция должны быть подписаны работником, а остальные документы нужно только внимательно прочитать.

Обратите внимание!

Все взрослые продавцы должны подписать соглашение об ответственности. Если в фонде недостаточно денежных средств без подписанного документа, работник обязан вернуть только сумму, не превышающую среднемесячный доход. Если вы не хотите оказаться в такой ситуации, заявите о своем обязательстве подписать трудовой договор или должностную инструкцию. Таким образом, работник не может отказаться от подписания документа.

У каждого кассира должна быть должностная инструкция, поскольку в ней объясняется порядок использования кассового аппарата и обращения с ценностями.

Работодатель обязан предоставить работнику стажировку и обучение, по окончании которого работник проходит тестирование по изученному материалу. Только после прохождения стажировки и изучения основ работы с кассовым аппаратом работник может оплачивать счета клиентов.

Если кассовое оборудование имеет программы автоматизации магазина, то обучение этим программам также необходимо для новых сотрудников. Если кассир будет знать все преимущества и инструменты электронных кассовых аппаратов, его эффективность многократно возрастет, что приведет к увеличению предпринимательского дохода и прибыльности магазина.

Читайте также: «Расходы на онлайн кассу: сколько это стоит и какую выбрать?»

Понять алгоритм поведения сотрудника при использовании кассового оборудования. Как правильно начинать рабочую смену? Придя на смену, сотрудники, которые собираются работать с кассовыми аппаратами, должны найти своего непосредственного руководителя и получить следующие инструменты для работы

  • Ключ, чтобы открыть денежный ящик.
  • Запасной рулон чековой ленты.
  • Денежные средства для размена и мелочь.
  • При необходимости дополнительный инвентарь (в зависимости от специфики работы).

Знак оплаты является существенным элементом кассового чека и указывает на причину получения или выдачи наличных денег кассиру организации или от него.

Настройка онлайн-кассы

Подключение и установка кассового аппарата включает в себя

1. перед покупкой онлайн-кассы необходимо проверить модель кассового аппарата на сайте налогового органа. По закону вы имеете право использовать только одну модель из реестра.

2.Проверить налоговые операции в реестре операций на сайте налоговой службы. Электронные кассовые аппараты изначально производятся без запоминающего устройства. Если продавец не продает их в составе кассового аппарата, налоговые блоки необходимо приобретать отдельно.

3. заключить договор с оператором налоговых данных — ОФД, который является посредником между компанией и налоговыми органами. Он отвечает за получение, хранение, обработку и передачу информации. Без договора с ОФД налоговый инспектор не зарегистрирует кассовый аппарат и, следовательно, не сможет его использовать.

4. зарегистрировать кассовый аппарат в личном кабинете кассира на сайте налогового аудита. Зарегистрировать кассовый аппарат можно также из личного кабинета ОФД.

После регистрации в онлайн-кассе можно подготовить налоговые документы.

Какие фискальные документы формирует онлайн-касса

Налоговые документы — это чеки и отчеты, формируемые кассовым аппаратом в соответствии с определенными типами. В настоящее время существует три версии формата налоговой документации: 1.05, 1.1 и 1.2. Они отличаются друг от друга обязательными деталями.

К ним относятся следующие.

  • отчет о регистрации онлайн-кассы — формируется один раз, когда онлайн-касса ставится на учет. Сформировать отчет нужно не позднее рабочего дня, следующего за днем получения регистрационного номера кассы;
  • отчет об изменении параметров регистрации — его делают, когда меняют системные параметры кассы, например адрес установки;
  • отчет об открытии смены — формируется в начале каждой новой смены;
  • кассовый чек — к ним относятся чеки продажи и возврата, которые подтверждают расчеты, например на полную оплату, на аванс или его зачет, на возврат денег за товар, на выдачу денег при скупке товаров у населения;
  • кассовый чек коррекции — его формируют, когда надо скорректировать расчет;
  • отчет о закрытии смены — формируют, когда закрывают смену;
  • отчет о закрытии фискального накопителя — с его помощью в налоговую передают все сведения из памяти устройства. Так налоговая может сверить данные с теми, что получала онлайн;
  • отчет о текущем состоянии расчетов — в нем содержатся данные по не переданным в ОФД фискальным документам.

Кассир регулярно составляет отчеты о начале и конце смены, кассовые чеки и доказательства внесения изменений. Кроме того, в этой статье объясняется, как их производить.

Инструкция по работе с онлайн-кассой

Кассовые аппараты могут обслуживаться как отдельными лицами, так и сотрудниками. Должность человека, обслуживающего кассовый аппарат, обычно называют «кассир» или «кассирша».

Должность и имя кассира должны быть указаны на распечатанном или электронном чеке. Эти данные могут быть введены в бухгалтерскую программу или запрограммированы в кассовом аппарате.

Кассир несет фискальную ответственность и обязан следить за сохранностью кассового оборудования и денег в самой кассе. Если деньги потеряны или повреждены, он должен возместить ущерб своими собственными деньгами. Однако он должен подписать договор о полной финансовой ответственности с казначеем. Это должно быть сделано до вступления в должность. В противном случае у работника есть причина не подписывать его.

Как только вы начнете использовать онлайн-кассу, вам предстоит выполнить ряд шагов и рутинных действий.

один раз за весь период работы. Это необходимо сделать, когда кассир приступает к работе.

  1. Знакомится со всеми внутренними документами по эксплуатации кассовой техники и ставит подпись на листе ознакомления.
  2. Изучает инструкцию к онлайн-кассе. Все кассы работают примерно одинаково, но особенности есть у каждой и прописаны в инструкции к кассе.

Ежедневно. Один электронный кассовый аппарат кассира в рабочий день будет

  1. Формирует отчет о начале новой смены.
  2. Принимает деньги, пробивает чеки продажи, возврата.
  3. К концу смены перепроверяет, есть ли все необходимые документы по кассовой смене, например заявления на возврат, пояснительные записки к чекам коррекции.
  4. Формирует отчет о закрытии смены.

Проанализируйте распорядок дня кассира.

Предприниматели могут модернизировать имеющиеся кассовые аппараты вместо того, чтобы покупать новые устройства, за исключением очень «древних» двигателей. Многие современные модели позволяют подключаться к Интернету и имеют входы для налоговых устройств для хранения данных. Модернизация дешевле, чем покупка нового устройства.

Онлайн-касса: что это такое и как работает

Онлайн-кассы — это обычные кассовые аппараты, которые передают дополнительные данные о фактических продажах в Федеральную налоговую службу. 54 Требование федерального закона о том, что услуги должны продаваться или предлагаться с использованием онлайн-касс, является обязательным. Она применима к большинству видов предпринимательской и организационной деятельности.

54 -Не пугайтесь, если в ФЗ или Бюллетене фондов вы увидите аббревиатуру ККТ (банкомат). Именно так называется электронный кассовый аппарат на языке закона.

Что вы узнаете

Выбор и установка электронного кассового аппарата

Сами по себе деньги — это просто материал. Чтобы она работала, нужен «помощник»: программа кассового аппарата, оператор данных по налогам и сборам.

Кассовая программа

Это не просто интерфейс — это набор функций. Благодаря программе вы можете работать с каталогами, отслеживать товары, устанавливать скидки и просматривать подробную информацию о торговых точках.

На примере программы «СБИС-касса» показано, как продавать товары и услуги через онлайн-кассу.

Открытие кассовой смены

Рабочий день начинается с того, что продавец онлайн-кассы открывает смену и вносит фонд сдачи. Налоговому оператору отправляется отчет о том, что на конкретном устройстве была открыта смена.

Программное обеспечение кассира управляет соединением между электронным кассовым аппаратом и продающим устройством. Например, сканеры штрих-кодов и денежные ящики. Если продается алкоголь, то подключение к ЕГАИС.

Банкоматы.

Если сегодня в магазине есть предложение, например, «Товар дня», условия могут быть скорректированы непосредственно в программе кассира. Если цена товара меняется, программа исправляет ее в каталоге и обеспечивает правильность доказательства.

Продажа товара

Кассир сканирует все товары или ищет свое имя в списке. Если продукт представляет собой этикетку, он считывает код этикетки — в случае с алкоголем он считывает акцизную марку. Программное обеспечение контролирует все и сообщает обо всех операциях в систему маркировки или ЕГАИС.

Казначей сканирует все товары или ищет свое имя в списке.

Если в магазине создана программа лояльности, продавец применяет скидку или снимает бонус с программы кассира.

После того как товар введен, кассир указывает способ оплаты. Если клиент просит отправить чек в электронном виде, продавец вводит номер телефона или адрес электронной почты.

После того как товар импортирован, казначей указывает способ оплаты.

Продавец выдает кассовый чек с указанием наименования товара и банковское свидетельство, подтверждающее оплату рынка. 54-ФЗ определяет перечень обязательной информации для кассовых чеков. В этом разделе объясняется, как соблюсти закон и избежать наложения штрафов.

Узнайте больше о программе СБИС по кассовым аппаратам.

Фискальный накопитель

Это «память» устройства. В нем хранится информация обо всех доказательствах, которая перфорируется, шифруется и передается оператору налоговых данных (ОФД). Устройство хранения налогов находится внутри электронного кассового аппарата.

В точке продажи информация о доказательстве записывается в устройство хранения налогов. Присвоить уникальный код квитанции — Налоговый код (НК). Затем данные передаются в зашифрованном виде оператору налоговых данных (ОФД).

Налоговый регистратор.

Где купить фискальный 

Оператор фискальных данных

Это промежуточное звено между электронным кассовым аппаратом и налоговой службой. Оператор следит за тем, чтобы регистр передавал показания без перебоев и чтобы информация, указанная в них, была правильной. Вы должны выбрать кассовый аппарат из списка на сайте налогового органа.

Что еще нужно для работы онлайн-кассы

Недостаточно приобрести электронный кассовый аппарат, налоговый диск или подключение к ОФД. Вам необходимо подготовить кассовый аппарат к работе: зарегистрировать его в налоговом органе, установить, обучить персонал и подключить дополнительное оборудование.

Зарегистрировать в налоговой

Заполните форму заявления в индивидуальном офисе на сайте ФНС. ФНС проверит его через несколько минут и присвоит регистрационный номер онлайн-кассы. Подробнее о регистрации денежных средств на сайте ФНС см. статью

Регистрация кассовых аппаратов через налоговый учет данных налогов происходит быстро, и в этом может помочь СБИС. Все, что касается кассы организма, сосредоточено в программе. Для регистрации не нужно посещать налоговую инспекцию — все, что вам нужно, это специальная электронная подпись (CEP). Если вы не хотите тратить время на регистрацию, поручите это специалисту Tenzor.

Настроить кассу и обучить персонал

При покупке онлайн-кассы в компании «Тензор» специалист вносит перечень товаров, регулирует печать подтверждения 54-ФЗ и направляет его в ОФД.

Кассир обучен выполнять основные кассовые задачи: открытие смены кассира, продажи и возвраты, смена, контроль исправления форм, проверка документов, не отправленных в ОФД.

Всегда доступно бесплатное видеообучение. Объясните, как работать с кассовой программой СБИС.

Этот тип устройств известен большинству владельцев розничных магазинов. Он представляет собой кассовый аппарат с блоком хранения памяти и доступа в Интернет с модифицированным и пополняемым ключом, который отправляет закодированную информацию налоговому оператору.

Как выбрать онлайн-кассу?

Сначала ответьте на ряд вопросов о своем бизнесе.

  1. Касса будет располагаться в одном месте или её нужно постоянно перемещать? От этого зависит выбор моделей с подключением к сети или без, массивных стационарных или лёгких мобильных касс, автономных или с подключением к ПК. Кассир супермаркета и курьер, доставляющий пиццу, будут использовать две разные модели.
  2. Нужно ли вам часто добавлять товары в номенклатуру? Если да, подойдёт смарт-терминал, где для этого не требуется подключение к ПК.
  3. Работаете ли вы с маркированным товаром? У ряда производителей для этого нужен дополнительный функционал.
  4. Нужен ли вам товароучёт? Если ассортимент большой, выбирайте кассы, которые легко интегрируются с товароучётными программами.
  5. Как вы будете принимать платежи? Для интернет-магазинов, которые принимают оплату только онлайн, достаточно ККТ, формирующей онлайн-чеки, печать не обязательна.
  6. Нужно ли подключать дополнительное оборудование: сканер штрих-кодов, терминал для приёма карт, электронные весы и так далее.
  7. Нужна ли вам интеграция с интернет-магазином или системой бухгалтерского учёта — у некоторых моделей касс она делается за несколько минут, у других её нет вообще.
  8. Как работает техподдержка? Если у вас интернет-магазин, то вам будет актуальна возможность обратиться за помощью в любое время суток 7 дней в неделю.

Нужна ли онлайн-касса вашему бизнесу?

К 1 июля 2021 года все отсрочки истекут, и подавляющее большинство предприятий будут обязаны пройти электронную регистрацию для получения наличных денег. Однако все же есть исключения — они указаны в части 2 Закона 54-ФЗ.

    Бизнесы, продающие мелкие изделия (например, жевательную резинку или игрушки) за монету через специальные автоматы.

Кроме того, онлайн-кассы не должны использоваться кредитными организациями, юридическими лицами, содержащими безналичные денежные средства, и организациями, осуществляющими полномочия органа власти. В список исключений также входят предприятия и индивидуальные компании, сдающие в аренду жилье и транспортные средства, ТСЖ, религиозные организации, аптеки и библиотеки.

Полный перечень можно найти в соответствующих юридических статьях.

Что будет, если не применять онлайн-кассу?

Если по закону вы обязаны выдавать чеки через электронный кассовый аппарат, но игнорируете это требование, к вам будут применены санкции в соответствии со статьей 14.5 КОБ.

За операции, не проведенные через кассовый аппарат, налагаются штрафы.

  • на должностное лицо или ИП от 25 до 50% от суммы расчёта, но не меньше 10 тысяч рублей,
  • на юрлицо от 25 до 100% от суммы расчёта и не меньше 30 тысяч.

Повторные правонарушения еще более опасны. Если сумма платежей в обход кассового аппарата превышает 1 млн рублей, частный предприниматель или юридическое лицо обязаны приостановить свою деятельность на 90 дней, а сотрудники отстраняются от работы на срок от одного до двух лет.

Ошибочные платежи с помощью электронных кассовых аппаратов также классифицируются в списке правонарушений. К ним относятся использование неправильно маркированных знаков или предметов или незарегистрированных кассовых аппаратов. Для индивидуальных предпринимателей или работников штраф составляет от 1,5 до 3 000 рублей, а для юридических лиц — 5-10 000 рублей.

Невыдача выручки покупателю наказывается штрафом в размере 2 000 рублей для работников и 10 000 рублей для юридических лиц.

  Зачем нужны услуги ОФД. Офд что это такое
Оцените статью
Бизнес блог