В настоящее время заявка компании подана в UIS. Система проверяет его, и, если все правильно, организация должна быть зарегистрирована в Едином реестре участников государственных закупок (ЕРГУП). Этот процесс обычно занимает всего один день.
Электронное актирование в сфере госзакупок и обмен с ЕИС в 1С:Бухгалтерии 8
С 1 января 2022 года для организаций, занимающихся поставкой товаров, проектов и услуг, удовлетворяющих потребности государственных и местных органов власти, будет введена так называемая электронная активация. В данном разделе объясняется, что такое электронная активация и как правильно зарегистрировать электронные документы в Единой информационной системе госзакупок.
Электронное актирование
Федеральный закон № 360-ФЗ от 02.07.2021 дополнил закон о системе закупок в сфере государственных и муниципальных контрактных положений обязательной электронной активацией для всех без исключения заказчиков. Электронная активация — это процесс электронной приемки товаров, работ и услуг, при котором создаются, оформляются и обмениваются электронными документами между заказчиками и поставщиками (подрядчиками).
Создание и обмен электронной документацией по приемке товаров, работ и услуг для государственных/местных государственных нужд осуществляется с использованием единой информационной системы в сфере государственных закупок (ЕИС). ЕИС — это большая база данных, содержащая следующее (статья 4 Федерального закона № 44-ФЗ от 5 апреля 2013 года «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд и нужд органов местного самоуправления»)
- планы-графики и информацию об их реализации;
- реестр контрактов, заключенных заказчиками;
- единый реестр участников закупок;
- реестр недобросовестных поставщиков (подрядчиков, исполнителей);
- библиотеку типовых контрактов;
- реестр банковских гарантий;
- реестр жалоб, плановых и внеплановых проверок, их результатов и выданных предписаний и т.д.
Лицевые счета как заказчика, так и подрядчика при проведении государственных закупок фигурируют в ТЭУ. После выполнения условий контракта исполнитель обязан уведомить об этом заказчика и направить заказчику документ, подписанный электронной подписью, подтверждающий приемку товаров, работ или услуг по ДЭУ.
Получив этот документ, заказчик проверяет его и, если нет никаких расхождений, подписывает документ и отправляет его подрядчику. Этот процесс называется электронной активацией и будет обязательным при государственных закупках с 1 января 2022 года.
Работа в Единой информационной системе госзакупок (ЕИС)
Чтобы иметь возможность участвовать в государственных закупках с 2022 года, поставщик (подрядчик) должен быть зарегистрирован в едином реестре участников государственных закупок на сайте UISWeb.
Сотрудники организаций, уполномоченных выполнять государственные контракты от их имени (включая главных бухгалтеров), также должны быть зарегистрированы в качестве пользователей личных кабинетов участников государственных закупок. Список функций, доступных сотрудникам личного кабинета участника, зависит от прав и прав доступа, установленных индивидуально для каждого пользователя.
Права и лицензии пользователей должны соответствовать правам и лицензиям сотрудников, осуществляющих юридически значимый документооборот на бумаге организации.
Зарегистрировавшись и создав личный кабинет в UIS, организация и ее руководители могут создавать, редактировать, удалять и подписывать документы о принятии и внесении изменений.
Пользователи UIS имеют доступ к следующим документам по приему документов
- документ о приемке (аналог товарной накладной, которую используют организации, не являющиеся плательщиками НДС);
- счет-фактура;
- УПД – универсальный передаточный документ, сочетающий в себе признаки документа о приемке и счета-фактуры.
Пользователь несет ответственность за выбор документов для использования и проверку выполнения договора. Налогоплательщики НДС могут выбрать либо счета-фактуры, либо УПД, в то время как налогоплательщики, не являющиеся плательщиками НДС, могут работать только с разрешительными документами.
Если меняется директор, администратор уходит в отставку или больше не участвует в государственных закупках, ЭОУ следует прекратить, как только будет зарегистрирована подпись нового администратора. Алгоритм отключения ЭС от UIS очень прост.
Как добавить в ЕИС новую электронную подпись в 2021 году
С 01.07.2021 года правила обработки признанных подписей были изменены. Также с 1.01.2022 года будет существенно обновлена работа в ЭЦП. Однако порядок замены старых сертификатов на новые в UIS останется неизменным. В соответствии с действующим руководством пользователя, как заказчики, так и поставщики регистрируют ЭЦП для осуществления закупочной деятельности в ЕИС и на торговой площадке.
Что изменится в работе при использовании электронных подписей, показано ниже.
- С 01.07.2021 юридические лица (руководители), ИП и нотариусы получают ЭЦП в ФНС или у доверенных лиц бесплатно. Доверенные лица — аккредитованные по новым правилам удостоверяющие центры. Руководители государственных и муниципальных учреждений получают ЭЦП в Федеральном казначействе, а руководство финансовых организаций — в Центральном банке РФ.
- Если аккредитация УЦ, который выпустил действующую ЭЦП, закончится до 01.01.2022, подпись станет недействительной. Придется обновлять ее в ФНС или переаккредитованных удостоверяющих центрах. Если неаккредитованный УЦ выдал подпись до 01.07.2021, ключ действует только до 01.01.2022 (ч. 4 ст. 3 476-ФЗ от 27.12.2019).
- С 01.01.2022 сотрудники вправе подписывать как личные, так и рабочие документы личной ЭЦП (пп. 2 п. 1 ст. 17.2, п. 2 ст. 17.3 476-ФЗ). Но действует такой ключ только при наличии электронной доверенности.
Для обеспечения бесперебойной работы ЕИС и торговой площадки необходимо зарегистрировать новые или обновить текущую ЭЦП администратора. Это должно быть сделано в NSRF, т.е. на портале государственных услуг. Процесс обновления электронной подписи UIS через Gosuslugi:.
- Руководителю зарегистрироваться на портале госуслуг как физическому лицу.
- Подтвердить личность.
- Зайти в ЕСИА под ЭЦП руководителя.
- При входе в ЕСИА в личном кабинете организации выбрать «Вход с помощью электронных средств» и зайти под ЭЦП руководителя.
- Продолжить работу под ЭЦП руководителя в личном кабинете и перейти в раздел «Данные об организации», «Общие данные».
- Нажать «Перейти к редактированию».
- Выбрать «Доступ к системам» — Единая информационная система.
- Включить в группу уполномоченных обновленную или новую ЭЦП руководителя.
- Зайти в ЕИС под новым сертификатом. Роль руководителя обновится или появится вновь.
Ниже приведены пошаговые инструкции по обновлению ЭЦП в EIS 2021 и повторному вводу нового ключа, если в прошлом вы использовали цифровой ключ в Интегрированной информационной системе.
Шаг 1. На главной странице сайта нажмите на кнопку «Личный кабинет».
Шаг 2.В окне уведомления нажмите кнопку Зарегистрироваться. Если сайт не перенаправляет вас автоматически на форму изменения регистрации, нажмите кнопку «Изменить» в правом верхнем углу страницы UIS и вручную выберите функцию «Изменить данные пользователя».
Шаг 3. В окне UserRegistration Data нажмите кнопку RegisterESCertificate в правом верхнем углу.
Шаг 4. Обновление ключа: как изменить сертификат в UIS — В открывшемся окне выберите файл нового сертификата и нажмите кнопку Загрузить.
Шаг 5: В окне UserRegistration Details введите пароль и нажмите кнопку Save.
Шаг 6. Проверьте функцию сертификата в разделе Verify Signature или выйдите из личного кабинета сайта и войдите снова, используя новый ключ.
Только один человек с административными правами в личном кабинете EIS может осуществлять процесс повторной регистрации ключей.
Если вы раньше не работали с системой, здесь приведены пошаговые инструкции по загрузке новой ЭЦП в ИСС.
Шаг 1.На главной странице сайта нажмите Личный кабинет и выберите первый вариант подключения (Раздел III).
Шаг 2. Свяжите подпись. Чтобы зафиксировать новый сертификат супервайзера EIS, выполните следующие действия. Нажмите Продолжить для подтверждения ЭЦП.
Шаг 3. Зарегистрируйтесь на сайте государственной службы. Если вы не можете найти данные своей организации и пользователя, EIS подскажет вам.
Шаг 4. Завершите регистрацию в ИСС. Для этого перейдите на вкладку Регистрация.
- Выберите тип участника.
- Внесите данные организации.
- Добавьте новых пользователей и наделите полномочиями (администратор, размещение сведений).
Если юридическое лицо зарегистрировано в качестве участника закупок и сотрудники должны участвовать в закупках, администратору необходимо добавить сотрудников в профиль компании после первоначальной регистрации и создания учетной записи организации.
Требования предъявляемые для работы с ЭА ЕИС
При вводе или изменении организационных данных сотрудников и работодателей в поля ‘ERUZ’, ‘Уникальный номер счета’, блок ‘EISID’, содержащий поля ‘Уникальный номер организационного счета (UAN)’ и ‘Интеграция’ добавляется регистрационный код клиента. ‘Поля необязательны, но обязательны’Требуется. Документировать и представить в разделе «Электронная система управления активами».
Если организация выступает в роли подрядчика, появится только поле ‘EDRUZ’.
Этот идентификатор можно найти в ЕИС Единого реестра участников торгов по государственным закупкам. Просто найдите организацию по ИНН и скопируйте регистрационный номер в EDRUZ на вкладке «Общая информация».
Если организация выступает в качестве клиента, появятся поля ‘Уникальный идентификационный номер организации (UID)’ и ‘Код регистрации интегрированного клиента’.
Эти идентификаторы можно найти в EIF текущего контракта, нажав на название заказчика (ссылка).
Вкладка «Карточка организационного счета».
Коды для встроенного регистра следующиеКод интегрированного регистра клиентов..
Вкладка «Дополнительная информация».
Уникальный номер счета организацииУникальный справочный номер организации (ERN).
Если организация выступает и как заказчик, и как подрядчик, то будут отображаться все три поля.
Кроме того, в разделе «Моя учетная запись» заказчики и подрядчики должны ввести идентификатор участника электронного документа заказчика и уникальный ключ токена (исполнителя) в соответствующие поля.
Идентификатор участника программы E-DocumentExchange
Для заполнения талона клиента администратор пользователя ИСС выполняет следующие действия: профиль клиента ИСС — редактировать — редактировать данные пользователя — выдать ID участника обмена — скопировать ID, вставить талон клиента в EISEDI и сохранить.
Чтобы заполнить бейдж подрядчика, пользователь выполняет следующие шаги в EEI Личный кабинет поставщика (ЛКП) — Меню профиля участника — Информация о лице, уполномоченном действовать от имени юридического лица без полномочий адвоката — Уникальный жетон-ключ. Скопируйте, вставьте и сохраните исполняемый значок ЭЦП.
Как добавить новую ЭЦП для государственных закупок, если моя компания аккредитована в ИСС и ЭТП? Добавление новой ЭЦП может занять от нескольких минут до нескольких дней. Перед добавлением новой ЭЦП необходимо получить соответствующие ключи и сертификаты в аккредитованном ЦС.
Что понадобится для регистрации. Чек-лист.
Прежде чем подписаться на UIS, убедитесь, что у вас есть все необходимое.
- Квалифицированная электронная подпись (КЭП) на имя руководителя компании — его имя прописано в выписке ЕГРЮЛ.
- КЭПы для сотрудников, которые будут заниматься закупками: подавать заявки, участвовать в аукционах и подписывать контракты.
- Актуальные доверенности для таких сотрудников.
- Учредительные документы юрлица или ИП. Полный перечень мы указывали в нашей статье.
- Запас времени — 3-16 дней до необходимой закупки.
- Контакты техподдержки Госуслуг, ЕИС и федеральных ЭТП. Пригодятся, если что-то пойдет не так в процессе регистрации.
- Терпение и внимательность.
Этап 1. Регистрируем руководителя компании на Госуслугах
Первое лицо в компании должно создать верифицированный аккаунт в Gosuslugi. Для этого необходимо ввести свои личные данные на портале и подтвердить свою личность одним из нескольких способов. Использование КЭП генерального директора.
Вы можете подписать оферту в электронном виде в Центре сертификации СКБКонтур. Электронная подпись 3.0 обеспечивает доступ к государственным закупкам на 374 сайтах и включает в себя консультации экспертов по предложению и бесплатную перевыпуск подписи.
Этот шаг выполняет именно руководитель, а не менеджер по продажам, бухгалтер или другой уполномоченный сотрудник. Это связано с тем, что для регистрации требуется учетная запись администратора.
Сотрудникам, участвующим в государственных закупках, также необходим подтвержденный аккаунт в Gosuslugi.
Этап 2. Создаем профиль компании на Госуслугах
После того как Gosuslugi подтвердит учетную запись администратора, вам необходимо создать профиль компании или индивидуального предпринимателя. Для этого нажмите на название seat Family в правом верхнем углу страницы и в открывшемся окне выберите ссылку для создания профиля компании.
Вы можете добавить сотрудников в профиль компании. Профили компаний позволяют управлять карточками компаний в Государственных службах и UIS. Это можно сделать на вкладке Сотрудники. Необходимо ввести данные сотрудника и назначить обязанности и права. Возможность подать заявку или подписать контракт.
Если вы не добавили персонал сразу после регистрации, вы можете сделать это позже. Однако при добавлении сотрудников следите за тем, чтобы они не ошиблись в назначенных им правах. Если они будут приписаны неверно, сотрудник не сможет войти в ИСС, а на исправление ошибки потребуется время.
Информация на профилях компаний может контролироваться Gosuslugi в течение пяти дней. Только после проверки профиля компании можно приступать к следующим действиям.
Если новая подпись была выдана уже зарегистрированному лицу, то информация о EIS и Eruz будет автоматически обновлена при подключении к учетной записи через аккаунт Gosuslugi. В этом случае, ред:.
Регистрация на портале zakupki.gov.ru
Прежде чем войти в UIS, необходимо подготовить компьютер к работе. Для этого необходимо следующее.
- установить браузер с поддержкой защитного протокола Transport Layer Security (например, Internet Explorer начиная с версии 11.0);
- добавить домены gosuslugi.ru и zakupki.gov.ru в список доверенных узлов браузера;
- установить и настроить криптопровайдер (например, КриптоПро CSP версии 4.0 и выше и плагин ) и плагин КриптоПро ЭЦП Browser plug-in версии 2.0 и выше — для создания и проверки электронной подписи на веб-страницах.
Для участия в открытом контракте на сайте GATE Zakupki.gov.ru все участники должны получить соответствующие права в Госуслугах.
Процедура выглядит следующим образом
- Зайдите в Личный кабинет и нажмите Все данные организации.
- Перейдите в раздел Доступ к системам и откройте расширенный поиск
Теперь вы можете приступить к регистрации в ИСС. Для этого зайдите в профиль участника на главной странице сайта gatezakupki.gov.ru. Используйте ЭЦП для утверждения.
Система запрашивает разрешение на получение данных о компании из Gosuslug Gate. Если профиль тела Gosuslugi не был протестирован до этого момента, система не сможет его зарегистрировать.
Чтобы продолжить работу с формой регистрации, перейдите в соответствующий модуль формы и выберите Регистрация нового члена отдела снабжения.
Проверьте форму. Некоторые поля дополняются автоматически (например, название компании, ОГРН, НДС). Проверьте отсутствие ошибок и заполните оставшиеся поля: контактные данные, максимальную сумму контракта и т.д.
Если все пункты верны, вы можете подписать электронную подпись на заявлении о приеме в UIS и отправить его на обработку.
Получение аккредитации на площадках
После подтверждения заявки на регистрацию ЕИС регистрирует агентство в Едином реестре государственных закупок (ЕРГЗ). Компания получает аккредитацию сразу после ввоза в федеральную торговлю. После завершения аккредитации некоторые платформы отправляют письмо.
Поскольку невозможно зарегистрировать СГЭУ до включения их в реестр, рекомендуется регистрировать единую информационную систему за одну-две недели до окончания срока действия контракта.
