Здесь также существует большое поле для когнитивных искажений и различных ловушек мышления. Например, все новые задачи кажутся более срочными, чем старые. А задачи, связанные с эмоциями, часто кажутся чрезвычайно важными, хотя на самом деле таковыми не являются.
Раз и навсегда поймите разницу между важным и срочным
Мы обсуждали эту трудность в предыдущих главах, когда говорили о сортировке, но различие между важностью и срочностью по-прежнему озадачивает большинство сотрудников. Узнавание основано на повторении.
— Важные задачи — это те, на которые вы оглядываетесь в конце года (или карьеры) и понимаете, что не зря потратили время, энергию и эмоции на их выполнение. Важные задачи обычно напрямую связаны с важными целями, поставленными компанией, командой и вами самими.
— Срочные задачи, с другой стороны, — это неотложные дела или сжатые сроки, которые важны для некоторых, но не для всех людей, участвующих в работе:
— Если чрезвычайная ситуация угрожает жизни и здоровью людей или существованию компании, это важно для всех, поэтому вы должны реагировать быстро, но именно важность, а не срочность, оправдывает такое быстрое реагирование,
— И наоборот, если единственной очевидной особенностью задания является сжатые сроки, то вы должны отдать ему последний приоритет, после всех более важных дел, конкурирующих за эти сроки — приоритеты должны быть защищены, как бы те, кто приходит к вам с просьбами, ни надеялись скрыть свою недальновидность.
— Важные и срочные задачи относятся к красной зоне, но эти две характеристики редко совпадают. Те, кто проводит исследования, должны тщательно планировать и выполнять важные задачи, чтобы они не стали срочными слишком поздно в рабочем цикле. Если действительно важные задачи выполняются в спешке, то следует ожидать пренебрежения. Ответственные менеджеры всегда держат важные (оправданные) задачи «в работе», чтобы время не пропадало зря.
Если человек, делающий запрос, настаивает на решении, которое можно считать почти срочным, многие умные и влиятельные менеджеры выбирают решение: «Вы хотите получить ответ сейчас? Тогда это нет».
Удивительно, насколько эффективно это помогает смягчить настойчивость требовательной стороны и позволяет провести более разумное обсуждение и принять четкое решение без необоснованных требований срочности. За исключением случаев кровотечения из аорты, всегда есть возможность потратить время на осознание важности. Тем не менее, срочность должна оставаться критерием выбора между одинаково важными задачами.
Диаграммы объединяют всех
Не пытайтесь соотнести важность каждой новой задачи с Mr.
«Мы вернем разницу в цене!» Сегодня некоторые ритейлеры обещают вернуть разницу в цене, если тот же товар стоит дешевле в другом магазине. Стоит ли воспринимать такие заявления всерьез? Любое возвышенное рекламное заявление — это лишь малая часть правды. Как правило,
Правило № 1. Знайте разницу между активом и пассивом и покупайте активы Если вы хотите разбогатеть, это все, что вам нужно знать. Это первое и единственное правило. Вам это может показаться до безобразия простым, но большинство людей даже не подозревают об этом,
Читайте также
Маленькие различия делают большую разницу Благодаря моему богатому отцу, который объяснил мне систему квадрантов, я смог увидеть, как маленькие различия между моими отцами превратились в колоссальную разницу за годы неустанной работы. С помощью QUADRANT
Конкуренция между органами государственной власти так же важна, как и конкуренция между предприятиями. Конкуренция между государственными учреждениями и частным сектором приводит к тому, что государственные учреждения лучше служат интересам граждан Дисциплинарная конкуренция. Если частная компания плохо обслуживает своих клиентов, она будет
Незначительные отличия создают огромную разницу
Матрица названа в честь президента США Дуайта Эйзенхауэра, который однажды сказал:
— У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные дела не бывают важными, а важные дела никогда не бывают срочными.
Кто придумал матрицу и почему она так называется
Обычно утверждают, что Эйзенхауэр сам изобрел матрицу, но мы не нашли этому четких доказательств. Одно из самых ранних описаний этой техники можно найти в книге немецкого эксперта Лотара Зайверта Mehr Zeit für das Wesentliche (1984), опубликованной здесь под названием Your Time in Your Hands.
Матрица приобрела большую популярность после того, как американец Стивен Кови описал ее в своей книге «Семь навыков высокоэффективных людей» (1989), поэтому матрицу Эйзенхауэра иногда называют матрицей (или квадрантами) Стивена Кови.
Чтобы понять, в какой квадрант таблицы Эйзенхауэра вам следует поместить задачи, необходимо правильно оценить их важность и срочность. Давайте рассмотрим, из чего состоят эти понятия.
Важной задачей считается та, которая направлена на достижение основных целей человека или напрямую связана с его жизненными ценностями (семья, здоровье, финансы).
Как заполнять матрицу
Представим, что у человека есть важная цель — успешная карьера в компании, в которой он работает. Помимо карьеры, для него также важны семья и здоровье (ценности). Именно так измеряется важность его целей в его случае:
Важность
Иногда рекомендуется определить важность задач, задав вопрос: «Нужно ли мне это делать?». Проблема в том, что необходимость выполнения задачи ничего не говорит о ее важности.
Например, нужно ли мыть посуду? Безусловно, иначе кухня быстро превратится в свалку мусора. Но так ли важна эта задача? Если чистота дома не является для нас самой главной ценностью, то нет: мы можем тратить много времени на мытье посуды, но это ничего не изменит в нашей жизни.
Срочная задача — это задача, которая не терпит промедления. Если она отложена, то:
Срочность работы оценивается с помощью вышеуказанных критериев:
Срочность
Важно понимать, что срочность одной и той же задачи может меняться в зависимости от ситуации. Например, «готовиться к экзамену» не является срочным, если до экзамена еще четыре месяца, и срочным, если экзамен уже на этой неделе.
- Она потеряет актуальность;
- Или у нас возникнут проблемы и неприятности;
- Или мы упустим благоприятную возможность.
Для того чтобы назначить задания блокам в таблице, необходимо заранее составить список этих заданий. Это может быть список задач на день, список на неделю или даже список всех текущих задач в целом. Например:
Если вы только начинаете работать с доской, мы рекомендуем вам задать себе следующие вопросы по каждой проблеме:
Алгоритм сортировки задач
После того как вы ответили на оба вопроса, запишите свою проблему в соответствующем поле. Таким образом, вы можете представить этот алгоритм в виде диаграммы:
Например, давайте попробуем «отредактировать» приведенный выше список:
- Имеет ли эта задача отношение к моим целям и ценностям?
- Можно ли эту задачу отложить?
Все сомнения лучше всего трактовать в направлении наивысшего приоритета. Например, если мы не можем сразу понять, насколько срочной является задача, безопаснее обозначить ее как срочную.
Как только вы научитесь быстро определять важность и срочность задач, можно переходить к более «традиционному» способу их классификации:
Каждый квадрат в карте Эйзенхауэра играет особую роль в нашей жизни. Давайте рассмотрим их подробнее.
Другие названия: Квадрат Аврил, квадрат кризиса, квадрат результата (из Б. Трейси).
Квадраты матрицы
Этот квадрат состоит из задач, которые не могут ждать и напрямую связаны с нашими целями и ценностями. Это различные чрезвычайные и аварийные ситуации, проблемы со здоровьем и семьей, непосредственное обслуживание, лидерские задачи, возможности и многое другое. Также в этом квадрате часто встречаются ситуации «выгорания» из квадратов B и C.
Квадрат A (важно — срочно)
Если эти задачи не будут выполнены своевременно, это может негативно сказаться на наших целях и привести к проблемам или потере прибыли.
Это самый приоритетный квадрат и самый проблемный квадрат в матрице Эйзенхауэра. Судите сами:
Если в расписании преобладают задачи из квадрата А, это тревожный симптом. Это указывает на серьезные недостатки в планировании: неправильная расстановка приоритетов, неспособность рационально распределить свои усилия, неумение делегировать полномочия.
То, что находится в ячейке А, должно быть сделано немедленно. Если их игнорировать и откладывать надолго, они могут привести к еще большим проблемам. Например, если вы упорно глотаете обезболивающие при зубной боли вместо того, чтобы пойти к стоматологу, вы отбелите или потеряете зуб. И если вы вовремя не извинитесь перед клиентом за ошибку, вы можете нанести ущерб репутации своей компании.
- Срочные дела часто навязываются нам извне и не совпадают с нашими устремлениями. Выполняя такие дела, мы просто подчиняемся диктату срочности, а не сами управляем своей жизнью.
- Многие задачи из квадрата A не помогают нам двигаться вперед: зачастую они лишь сводятся к «тушению пожаров» для сохранения текущего .
- Пребывание в этом квадрате обычно сопровождается стрессом, а длительное пребывание может привести к «выгоранию».
Срочные и важные дела также можно поручить, но делать это следует с большой осторожностью. Убедитесь в компетентности лица, выполняющего работы, и контролируйте его работу.
Что делать с этими задачами
В идеале в эту область должны попадать только непредвиденные проблемы (и благоприятные возможности).
Другие названия: Площадь стратегии, Площадь процветания или Площадь возможностей.
Здесь размещается работа, которая непосредственно связана с нашими целями. Обычно это различные «инвестиции в будущее»: деятельность по саморазвитию, личные проекты, поиск новых возможностей.
Квадрат B (важно — не срочно)
Это самое важное поле в матрице, которое имеет большое значение в нашей жизни. В конце концов, не всегда срочные дела помогают нам достичь наших целей, а скорее те, которые мы делаем намеренно, настойчиво и вдумчиво.
Мероприятия рамки В должны быть спланированы и выполнены в отведенное время. Например, если мы хотим выучить иностранный язык, нам нужно запланировать хотя бы один час на ежедневные занятия и включить этот час в свое расписание. При планировании таких задач можно использовать различные методы: Техника SMART, декомпозиция, группировка.
