На сегодняшний день эта работа завершена. Теперь ведите учет рабочих дней, рассчитывайте заработную плату, начисляйте налоги и взносы в фонд социального страхования и подавайте декларации о доходах сотрудников.
Как ИП принять на работу сотрудника
Если ваш бизнес растет и вам трудно вести его в одиночку, подумайте о найме сотрудников. Взвесьте все за и против, прежде чем принять решение. Сотрудники создают дополнительные расходы и новые задачи для государства.
- Какой договор заключить
- Оформите кадровые документы при найме по трудовому договору
- Сообщите в ФСС о найме первого сотрудника
- Не забывайте платить налоги и взносы с зарплаты и сдавать отчёты
Итак, вы приняли решение и наняли своего первого сотрудника. Процедура выполняется следующим образом:
- Заключить договор: трудовой или гражданско-правовой.
- Оформить кадровые документы о приёме сотрудника, если заключён трудовой договор. Подробнее о них читайте в статье Какие документы оформить при найме сотрудника.
- Зарегистрироваться как работодатель в фонде социального страхования, если наняли сотрудника по трудовому договору. Это нужно сделать один раз — при найме первого сотрудника.
Когда вы нанимаете иностранного работника, необходимо учитывать еще несколько нюансов. При найме иностранного гражданина необходимо учитывать еще несколько тонкостей, но есть еще несколько тонких различий, о которых вы должны знать.
И в любом случае, вы должны вести бухгалтерский учет за них. Зарегистрируйтесь в Elva, чтобы создавать отчеты всего за несколько кликов — первые 30 дней бесплатно.
Начните работать со своими сотрудниками за 11 уроков
Какой договор заключить
Вы можете заключить трудовой договор или гражданско-правовой договор, в зависимости от задач, которые вы хотите возложить на работника. Следующая таблица поможет вам определиться.
- Взносы в налоговую на пенсионное страхование 22%.
- Взносы в налоговую на медицинское страхование 5,1%.
- Взносы в налоговую на нетрудоспособность 2,9%.
- Взносы в ФСС на травматизм по тарифу, установленному для вас в ФСС.
- Взносы в налоговую на пенсионное страхование 22%.
- Взносы в налоговую на медицинское страхование 5,1%.
- Взносы в ФСС на травматизм, если это прописано в договоре.
- Регулярная выплата заработной платы.
- Месячная зарплата не ниже МРОТ.
- Предоставление оплачиваемых отпусков.
- Выплата больничных и пособий.
- Компенсации при увольнении.
На самом деле, вам придется платить меньшие взносы в обоих случаях, поскольку пониженная ставка взносов применяется ко всем малым предприятиям. Более подробную информацию можно найти в статье «Кто может сэкономить на взносах сотрудников».
Вам не обязательно заключать гражданско-правовой договор только для того, чтобы сэкономить деньги и уменьшить свои обязательства перед работником. Если ваши отношения с работником похожи на трудовые отношения, вы заключаете трудовой договор.
Замена одного контракта другим может привести к неприятным последствиям. Например, органы экспертизы или сам работник обратятся в суд, где гражданско-правовой договор будет признан трудовым. Это приводит к начислению дополнительных взносов, штрафов и соблюдению требований трудового законодательства (заработная плата, отпуск и т.д.). Поэтому при выборе контракта учитывайте роль сотрудника в вашей компании: Каковы его/ее обязанности, должен ли он/она регулярно находиться в офисе и соблюдать график, можете ли вы сообщить о конечном результате его/ее работы? Выяснив это, вы сможете выбрать правильный тип контракта.
Оформите кадровые документы при найме по трудовому договору
Подробно о кадровом делопроизводстве мы писали в отдельной статье.
Шаг 1: Получите документы от работника:
- Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность.
- Трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р — выписку из электронной трудовой книжки, её можно получить у бывшего работодателя или на портале государственных услуг).
- Свидетельство государственного пенсионного страхования — СНИЛС или форму АДИ-РЕГ, которую выдают вместо СНИЛС с 1 апреля 2019 года .
- Документы воинского учёта — военный билет у военнообязанных и удостоверение у призывников.
- Документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний — если работа требует специальных знаний или подготовки. Например, у водителя должны быть права, а у врача — диплом о медицинском образовании.
Если сотрудник впервые устраивается на работу, получите страховое свидетельство. Для этого необходимо подать бланк заявления в местное отделение ПФР.
Шаг 2: Запросите заявку. Это я
Шаг 7: Создайте карточку сотрудника. Удобнее печатать его на тонком картоне или плотной бумаге.
Шаг 8: Отправить данные застрахованного лица в ФСС. С 2022 года ФСС больше не будет ждать заявления от застрахованного лица, а будет собирать информацию и документы, необходимые для назначения пособия, как только медицинский работник откроет ФСС или в ЗАГС поступит свидетельство о рождении. Для того чтобы профилактические выплаты работали по назначению, работодатель должен запросить информацию о застрахованном лице (SoZL) при приеме работника на работу и представить ее в NFKA в течение трех рабочих дней.
Невозможно отправить SoZL из Elva, но это можно сделать через Extern. Для этого нужно запустить задачу в Elva, в разделе «Отчеты» → Текущие/завершенные задачи → «Отправить данные сотрудников в ФСС» вы будете перенаправлены из задачи в Extern. Подробные инструкции вы найдете в FAQ.
В случае изменения данных работника, работодатель также обязан в течение 3 рабочих дней направить новые данные социального страхования в ФСС.
Мои эксперты подготовили пошаговое руководство для работодателей с образцами документов: Трудовой договор, Приказ о приеме на работу и Правила.
Дополнительные документы, которые могут потребоваться:
Это документы, которые регулируют трудовые отношения с конкретным работодателем. Существуют документы, которые являются обязательными для всех компаний и запрашиваются во время проверки.
1) Положение об обработке персональных данных.
Как оформить сотрудника в штат
Указывает, как организация получает, обрабатывает, передает и хранит персональные данные сотрудников, бывших сотрудников и соискателей.
- Паспорт РФ, свидетельство о рождении для лиц младше 14 лет или загранпаспорт для граждан России, постоянно проживающих за ее территорией;
- Трудовую книжку, если человек устраивается на работу не впервые;
- СНИЛС;
- Документы об образовании;
- Документы воинского учета: военный билет или удостоверение.
2) Правила внутреннего трудового распорядка
- Справка об отсутствии судимости или уголовного преследования, если работа не допускает лиц с судимостью — например, педагогическая деятельность;
- Документы о квалификации или наличии специальных знаний, если работа требует специальных знаний или подготовки;
- Результаты предварительного медосмотра, если работа связана с вредными или опасными условиями труда.
Ознакомьте сотрудника с локальными актами
Этот документ составляется в произвольной форме.
3) Правила охраны труда и техники безопасности.
Составьте список для каждой должности, профессии или типа работы, которые вы рассматриваете:
Основывайтесь на стандартных правилах охраны труда и техники безопасности.
- порядок приема и увольнения сотрудников,
- время труда и отдыха,
- меры поощрения и взыскания,
- сроки выплаты зарплаты.
4) Положение об оплате труда
Установить систему вознаграждения сотрудников. Этот документ может быть в любой форме.
Регулярно обновляйте местные правила, если законодательство изменилось. Если у вас устаревшие документы, инспекторы из Государственной инспекции труда оштрафуют вас.
- условий труда, характерных для должности, профессии или вида работ;
- правил по охране труда для своей отрасли или конкретного вида работ;
- правил и инструкций по безопасной эксплуатации оборудования;
- ГОСТов и СанПиНов.
Мои эксперты напоминают:
Если вы имеете статус микропредприятия, вы должны разработать правила управления персональными данными ваших сотрудников и инструкции по охране труда и технике безопасности.
Вы имеете право не разрабатывать собственные местные законы, если все условия и гарантии включены в трудовые договоры, составленные по стандартной форме.
Каждый экземпляр должен быть подписан как работником, так и работодателем.
Составление проекта трудового договора в произвольной форме. Самое главное — написать обязательную информацию и условия, например, о зарплате, должности и рабочем времени.
Микропредприятия имеют право использовать стандартную форму трудового договора и отказаться от всех или части его положений:
Составьте трудовой договор в двух экземплярах
- правил трудового распорядка;
- положений об оплате труда;
- положений о премировании;
- графика сменности;
- графика отпусков.
