Однако ГОСТ 2003 допускает не только использование бланков с угловым расположением, но и продольное расположение показаний (при написании посередине). Квадратный макет выглядит более привычным и читаемым, поэтому предпочтительнее выбрать этот вариант.
Пишем официальное письмо в организацию
Сегодня компании, индивидуальные предприниматели и частные лица уже не могут обойтись без деловой переписки при подаче запроса, жалобы, предложения, обращения и т.д. партнеру или в орган власти. Мы объясним, как написать деловое письмо в компанию, и дадим вам несколько примеров для скачивания.
Большинство компаний ведут деловую переписку для общения с партнерами и разъяснения важных деловых и организационных вопросов. Частные лица используют этот вид корреспонденции для официального обращения к официальным лицам — главам администраций и различных ведомств, членам парламента, директорам компаний и т.д.
Существует несколько факторов, которые отличают официальное письмо от обычного:
- официально-деловой стиль;
- нейтральный тон;
- отсутствие эмоциональной окраски;
- наличие отправителя и получателя, их реквизитов;
- лаконичность;
- точная подача фактов;
- стандартное оформление, часто на специальных бланках.
В зависимости от цели существует множество видов официальных сообщений: запрос или просьба о предоставлении важной информации или документов, предложение о сотрудничестве, сообщение (об изменении условий труда, цен, требований), жалоба, претензия на качество товаров или услуг, приглашение на мероприятие и т.д.
Отдельной частью официальной переписки является ответ на все эти сообщения. Обычно это утверждение или отклонение запроса, предоставление информации, приглашение и т.д.
Структура и обязательные элементы делового письма
В законодательстве Российской Федерации не существует стандартной формы деловой переписки. Она написана в свободной форме. Однако необходимо соблюдать правила, применимые к офисной работе. Рекомендуется учитывать правила, предусмотренные национальным стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Среди элементов, входящих в структуру официального письма в соответствии с ГОСТом:
- сведения об отправителе. Если юридическое лицо — наименование компании, ее адрес и реквизиты (ОГРН, ИНН, КПП, ОКПО), адрес электронной почты, номера телефонов. Если физическое лицо — Ф.И.О., должность, контактные данные;
- сведения о получателе. Наименование компании-получателя, Ф.И.О. должностного лица;
- дата и регистрационный номер документа;
- место составления корреспонденции;
- заголовок документа, например коммерческое предложение, поздравление, уведомление;
- вступление в виде обращения к должностному лицу, например, «Уважаемый Петр Петрович!»;
- основной текст, содержащий суть вопроса (предложение, запрос, уведомление и т. д.);
- подпись отправителя и ее расшифровка;
- оттиск печати (если принято в организации).
Отправитель имеет право приложить к официальному письму необходимые документы — прайс-листы, копии договоров и документов, фотографии, платежные поручения и т.д. Вложение выделяется на отдельной строке в конце текста, а вложения перечисляются.
Правила оформления
Деловая переписка должна быть написана по обычным правилам на бумаге формата А4 или на официальном бланке отправляющей компании. Текст обычно набирается на компьютере, но может быть и написан от руки. Перед отправкой окончательный документ заносится в специальный журнал.
Существуют важные требования к тому, как правильно написать официальное письмо:
- пишите кратко и по делу, без лишних слов;
- соблюдайте правила русского языка, ошибки в правописании здесь недопустимы;
- не используйте сленг и сложные формулировки с неуместными терминами, знакомыми только узким специалистам;
- не допускайте неточности в именах, фамилиях, названиях;
- пишите корректно, соблюдайте этические принципы, недопустим требовательный тон.
Каждую новую тему желательно рассматривать в отдельном абзаце. Если текст содержит рисунки и иллюстрации, для наглядности их следует написать li
Приложение: 1 страница, 1 экземпляр.
Содержание делового письма и требования к нему
Другой пример:
- актуальность и достоверность информации;
- лаконичность и информативность изложения;
- использование простых и точных формулировок, отсутствие специфической лексики, сленга, неизвестных и непонятных сокращений;
- деловой и вежливый стиль изложения;
- грамотность, отсутствие исправлений, опечаток, помарок;
- корректное и уважительное обращение.
Эксперты КонсультантПлюс выяснили, как упомянуть женщину в официальных документах. Консультант КонсультантПлюс нашел способ разобраться, как написать официальный документ о документе.
- дату составления;
- достоверные реквизиты отправителя, чтобы адресат мог точно установить, от кого поступил документ, и получателя, включая вежливое адресное обращение;
- причины и цель, которые послужили его написанию;
- подпись отправителя с расшифровкой и печать (при наличии).
Примеры
Законодательно установленного формата нет, при написании документа мы руководствуемся ГОСТ Р 7.0.97-2016:
Документ физического лица выдается на его имя или имя его представителя и имеет внизу подпись отправителя или его поверенного.
| Если отправителем и/или получателем является юридическое лицо, корреспонденция должна быть оформлена на имя руководителя организации. В некоторых случаях ответственный исполнитель указывается в конце документа, особенно в случае ответов от государственных/местных органов власти. | Что касается информации на официальном бланке, то не лишним будет подробно описать эту часть документа, которая на официальном языке называется «формулы». В частности, формы всегда должны иметь содержание: |
Информационные письма могут иметь множество различных типов:
То есть они могут быть написаны для самых разных ситуаций и случаев. Основное требование заключается в том, чтобы они соответствовали определенным критериям.
Следует помнить, что официальные письма — это единственный вид документа, который не имеет заголовка.
При написании официального письма необходимо соблюдать определенные правила и стандарты. В таких письмах следует использовать вежливое приветствие адресата. Основные идеи должны быть очень короткими, лаконичными и содержательными (с учетом того, что человек не всегда готов потратить много времени на чтение письма).
Если текст очень длинный и содержит много информации, его следует разделить на абзацы и, при необходимости, отдельные пункты, не забывая при этом подчеркивать смысл. Можно подчеркнуть определенные мысли размером или цветом шрифта (если письмо было написано на компьютере) или подчеркиванием (если письмо было написано от руки).
Самая важная часть вашего письма должна находиться в начале или в конце, чтобы оно лучше запомнилось.
Правила оформления деловых бумаг
- используется как продольный, так и угловой бланк;
- текст печатается через 1-1,5 межстрочных интервала и выравнивается по ширине листа;
- абзацный отступ составляет 1,25 см;
- рекомендуется использовать распространенные бесплатные шрифты размером 12, 13, 14;
- рекомендуемые формы изложения: от первого лица множественного числа («просим направить. »); от третьего лица единственного числа («общество предлагает рассмотреть. »); от первого лица единственного числа («прошу рассмотреть. »);
- применяем вступительное обращение «Уважаемый (ая) …!» и заключительную этикетную фразу «С уважением,. ».
Кто и на чье имя пишет
Подробнее о реквизитах
- наименование организации-отправителя (полное и сокращенное);
- ИНН, КПП, код ОКПО, номер документа по ОКУД (если он имеется);
- адрес (юридический и почтовый);
- номер контактного телефона, номер факса и индекс;
- на бланках государственных учреждений должен быть государственный герб, на бланках коммерческих предприятий – логотип или эмблема;
- номер исходящего послания и дата его составления;
- если у организации есть сайт, то в реквизитах его тоже нужно обозначить, как и адрес электронной почты.
Типы информационных писем
- гарантийными;
- рекомендательными;
- сопроводительными;
- подтверждающими;
- рекламационными;
- инструкционными;
- извещательными;
- пригласительными и т.д.
