Если работник докажет в суде, что из-за просрочек с выдачей СТД-Р он не смог устроиться на работу, работодатель обязан выплатить бывшему работнику денежную компенсацию. Его размер определяется судом.
СТД-Р: как оформить, чтобы не получить штраф
Для подтверждения трудового стажа работника электронной трудовой книжкой работодатели выдают справку СТД-Р. Рассказываем кому, когда и как писать этот документ, а также как правильно его заполнить, чтобы не было проблем с трудовой инспекцией.
С бумажным делопроизводством все просто: если вам необходимо предоставить информацию о трудовой деятельности при приеме на работу, достаточно передать оригинал документа. В случае с электронной книжкой вся информация хранится в базах ПФР: получить их можно по запросу или у работодателя, в виде справки СТД-Р.
В обязательном порядке СТД-Р выдается работникам, не имеющим бумажной работы:
если работник написал заявление о переходе на электронные трудовые книжки, и соответственно взял бумажный вариант документа из отдела кадров (ст. 66.1 ТК РФ);
если работник впервые устроился на работу 1 января 2021 года, с этого момента ведение электронных трудовых книжек становится обязательным.
Если работник указал в заявлении, что предпочитает бумажный вариант трудового документа, то оформить СПД-Р работодатель не сможет: эту информацию работник может получить самостоятельно в Пенсионном фонде, МФЦ или через Гос. Услуги.
В каких ситуациях выдают СТД-Р
Работодатель обязан выдать СТД-Р в течение трех рабочих дней, если работник запросил этот документ в заявлении. Само заявление пишется бесплатно, обязательно укажите в каком виде нужна справка — электронном или бумажном.
Кроме того, при увольнении должна быть выдана справка; в этом случае работник не должен писать никаких дополнительных заявлений. При увольнении СТД-Р выдается в последний рабочий день: если работник сначала уходит в отпуск, а затем увольняется, справка выдается в последний день перед отпуском (ч. 5 ст. 80 ТК РФ). Федерация).
Если работник не забрал СТД-Р, отправить справку заказным письмом с уведомлением; таким образом, вы будете освобождены от возможной ответственности за несвоевременную выдачу сертификата.
Графа № 2 и 3. Дата и наименование кадрового мероприятия. Используйте формат даты ДД.ММ.ГГГГ. Название события HR должно соответствовать одному из следующих:
Выдача СТД-Р
По закону существует 2 причины, по которым работодатель обязан выдать полный сертификат STD-R:
Как видно из самой формы СТД-Р, справка включает в себя следующие блоки, каждый из которых должен быть заполнен работодателем:
- сведения о работнике;
- информация о работодателе;
- дата подачи заявления о продолжении ведения трудовой книжки или о предоставлении сведений о трудовой деятельности (сведения о выборе формата трудовой книжки указываются только работодателем, которому работник подал соответствующее заявление);
- прямая информация о трудовой деятельности работника;
- выходные данные (сертификат аттестации).
Также СТД-Р должна содержать только информацию о периоде работы у данного работодателя (п. 2.6 порядка заполнения Приказа № 23н).
Для целей заполнения и выдачи справки СТД-Р сведения о трудовой деятельности работника включают:
- служба занятости);
- перевод на другую работу;
- изменение имени застрахованного;
- установление (присвоение) второй и последующих профессии, специальности или иной квалификации;
- увольнение с работы.
Первоначально работодатели берут справочную информацию STD-R из своих административных документов. Это могут быть приказы, распоряжения, иные решения или документы, подтверждающие оформление трудовых отношений с данным работником и указывающие его реквизиты (фамилию, номер, дату). Сведения об аннулировании или исправлении, а также о том, сменил ли работодатель свое наименование, также должны быть отражены в справке СТД-Р.
Какой может быть СТД-Р
Работник имеет право выбирать между электронным и бумажным сертификатом STD-R. Первый работодатель должен заверить усиленной квалифицированной электронной подписью, а второй подписью собственника или уполномоченного представителя и печатью организации (при наличии).
Приказом № 23н также утверждена форма СТД-ПФР «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые информационными ресурсами Пенсионного фонда Российской Федерации».
В целом обе формы схожи, но в справке СТД-ПФР акцент делается на сведениях о работнике как о лице, зарегистрированном в системе индивидуального (таможенного) учета ПФР
На основании тех же источников (распорядительных документов работодателя) справка СТД-Р формируется, заверяется и выдается работодателем, а справка СТД-ПФР формируется территориальным органом Пенсионного фонда.
Кроме того, справка СТД-ПФР понадобится, например, при реорганизации или ликвидации работодателя.
В табличной части необходимо перечислить всю кадровую деятельность с момента приема работника на работу до момента увольнения работника (или до момента выдачи справки). Всего в таблице 10 столбцов.
Как правильно заполнить форму СТД-Р
Как по желанию работника, так и в случае увольнения справка СТД-Р заполняется одинаково. Только в первом случае необходимо получить заявление от работника. В случае расторжения никаких дополнительных заявлений на выдачу СТД-Р не требуется.
Единой формы для запроса сертификата не существует. Вот пример, вы можете использовать его:
Если сотрудник не указал в заявлении форму справки (бумажная или электронная), кадровик может выдать ее в любой. Для выдачи в цифровом формате требуется усиленная электронная подпись. Бумага СТД-Р должна быть заверена обычной подписью директора и печатью организации.
Порядок оформления СТД-Р указан в Приказе Минтруда от 20.01.2020 № 23н. Вот основные правила заполнения разделов:
Информация о сотруднике. Укажите ФИО работника без сокращений в именительном падеже, 11-значный СНИЛС в формате ХХХ-ХХХ-ХХХ-ХХ или ХХХ-ХХХ-ХХ ХХ и дату рождения в формате ДД.ММ.ГГГГ.
Информация о работодателе. В этом разделе введите 12-значный регистрационный номер в пенсионном фонде (бухгалтер это точно знает), наименование компании, ИНН и 9-значный КПП (если есть). Напишите название компании полностью. Это не ООО «Искра», а Общество с ограниченной ответственностью «Искра». Если работодатель — ИП, юрист или нотариус, укажите его ФИО как в паспорте.
Информация о трудовой деятельности сотрудника. В этом разделе 10 столбцов:
Столбец № 1. Порядковый номер события в хронологии.
Графа № 2 и 3. Дата и наименование кадрового мероприятия. Используйте формат даты ДД.ММ.ГГГГ. Название события HR должно соответствовать одному из следующих:
Столбец № 4. Должность, профессия или конкретная работа работника.
Столбец № 5. Код выполняемой функции. Данная графа от 01.07.2021 должна быть заполнена по Общероссийскому классификатору профессий .
Столбец №6. Причины увольнения. Если сотрудник продолжает работать в компании, оставьте поле пустым.
Графа № 7, 8 и 9. Название, номер и дата запроса.
Столбец № 10. Необязательный столбец, его имеет смысл заполнять, если какие-то штатные мероприятия были отменены.
Пример. Алексеенко Алина Вадимовна принята на работу в ООО «Искра» 14 февраля 2020 года в качестве трейдера. 24 марта 2021 года переведена на должность начальника отдела рекламы и связей с общественностью. 11.08.2021 Алексеенко написала заявление на выдачу сертификата СТД-Р. Чтобы получить кредит, вам нужно доказать свой трудовой стаж. Полный сертификат STD-R будет выглядеть так:
Вручите сертификат сотруднику лично или отправьте его по электронной почте.
Чтобы избавиться от хлопот с бухгалтерией, подключите облачный сервис учета в Делобанке. Бухгалтерия поможет вам с расчетом налогов, отчетами в налоговые органы и фонды, а налоговый календарь вовремя напомнит, что пора сдавать тот или иной отчет. Подробнее можно узнать по ссылке .
Как накажут работодателя за непредоставление справки СТД-Р
Для работника, отказавшегося от оформления документов, справка по форме СТД-Р является подтверждением его трудовой деятельности. Поэтому работодатель обязан выдать его по требованию работника или по окончании трудового договора.
В противном случае может наступить административная ответственность по ст. 5.27 КоАП :
на должностных лиц и индивидуальных предпринимателей — штраф до 5 тысяч рублей.;
на юридическое лицо — штраф до 50 тысяч рублей.
Некоторые сотрудники уходят со скандалом и не приходят забирать документы. Потом в суде говорят, что не смогли устроиться на новую работу, потому что прежний начальник задержал выдачу трудовой или ее электронного аналога. Если работодатель по своей вине допустил такую задержку, он обязан возместить работнику недополученную прибыль в соответствии со ст. 234КТ .
Лучшим решением в такой ситуации является отправка STD-R заказным письмом с уведомлением о вручении. Затем и должностное лицо, и организация освобождаются от ответственности, в соответствии с ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ .
Если причиной увольнения послужило решение суда (например, работника лишили права занимать определенную должность), то в графе следует указать эту информацию: что было запрещено, на каком основании и на какой срок.
Кто отвечает за выдачу СТД-Р
Закон не устанавливает требований, для какого отдела компании или какого сотрудника должна быть выдана форма STD-R. Ответственное лицо может назначить сам работодатель. Для этого издается приказ или приказ о назначении и оформляется доверенность.
Порядок заполнения формы сведений утвержден Приложением № 3 к Приказу Минтруда России от 20 января 2020 г. № 23Н.
Основанием для заполнения СТД-Р являются приказы, распоряжения, решения работодателя и другие документы, подтверждающие трудовые отношения. В справке должны быть отражены все кадровые действия сотрудника за время его работы только с вами. По сути, СТД-Р близок к СЗВ-ТД, поэтому сведения, представляемые в ПФР, также используются для составления справки.
Форму STD-R можно разделить на две части. Первая включает информацию о работнике и работодателе, вторая — информацию о кадровых событиях.
Информация о работнике. Указать ФИО работника без сокращений в именительном падеже, дату рождения в формате «ДД.ММ.ГГГГ» и номер СНИЛС. Все эти данные должны совпадать с указанными в документе, подтверждающем регистрацию работника в системе персонифицированного учета Пенсионного фонда РФ.
Информация о работодателе. Введите свой 12-значный регистрационный номер ПФР, полное наименование организации по учредительному документу или ФИО предпринимателя по паспорту, затем введите ИНН и КПП (ИП указывают только ИНН)).
Информация о дате подачи заявки. Укажите дату, когда работник подал заявку на переход на электронную работу или сохранение бумаги. Если его выдали не вам, а другому работодателю, оставьте поле пустым.
Информация о трудовой деятельности. Это основная часть справки STD-R. Давайте проанализируем отступы в столбцах:
- порядковый номер – расположить события в хронологическом порядке – начинать с поступления и заканчивать уходом;
- дата — введите число, месяц и год кадрового события в формате «ДД.ММ.ГГГГ»;
- сведения о зачислении, переводе, увольнении — указать наименование события: ПРИЕМ, ПЕРЕДАЧА, ИЗВЕСТНОСТЬ, УСТАНОВЛЕНИЕ (НАЗНАЧЕНИЕ), ОТПРАВКА;
- должностная функция — введите наименование должности, специальности, профессии, конкретный вид выполняемой работы, наименование подразделения, как указано в шаблоне;
- код выполняемой функции — заполните по профессиональным стандартам, если вы их используете, то код состоит из семи знаков «ХХ.ХХХ-Х-Х» (по сентябрьскому проекту Минтруда, который еще не принято, в этом месте нужно будет указать код ОКЗ по аналогии с формой СЗВ-ТД);
- причина увольнения — сделать запись так же, как и в бумажной книге: указать абзац, часть и статью Кодекса или иного Федерального закона, ничего не сокращать;
- базовый документ — введите наименование документа, оформившего личное событие, дату его публикации и номер.
Как исправить ошибку в СТД-Р
Ошибки в STD-R необходимо исправлять по специальному алгоритму. Вы не можете просто удалить неправильную строку и выдать новый сертификат. Вместо этого вы должны действовать следующим образом:
- Скомпилируйте новый сертификат STD-R с неверной информацией.
- Указать перед неверными сведениями в графе 10 «Признак отмены регистраций» знак «Х».
- В строке ниже введите информацию о том же кадровом событии, но с правильными данными.
Если вы составили СТД-Р на основании СЗВ-ТД, проверьте информацию, хранящуюся в ПФР, на наличие ошибок. Если исправить ошибку только в СТД-Р, но не исправить СЗВ-ТД, возникнут расхождения с ПФ.
Пример. При составлении СТД-Р кадровик допустил ошибку и указал неправильный день увольнения; вместо 21.01.2022 указывалось 21.01.2021. Сотрудник попросил вас исправить неверную информацию. Вот так будет выглядеть новая помощь.
STD-R содержит информацию об одном сотруднике и о вас как о его работодателе. Указывает сведения о деятельности персонала по отношению к работнику за весь период его работы у вас, от приема до увольнения. Перечислите все переводы, случаи установления новой квалификации, профессии, изменение наименования застрахованной организации и т.п.
Когда выдавать СТД-Р в 2020 году
Сразу скажу, что конкретных сроков выхода доклада нет. Ведь он не представлен в ПФР, а выдается сотрудникам по их требованию и при увольнении. Но это не значит, что ограничений и правил практически нет.
Работник может в любое время получить от работодателя информацию о трудовой деятельности за период работы у этого работодателя. Информация должна быть предоставлена в течение трех рабочих дней со дня подачи работником запроса. Если работник увольняется, то заявление необходимо подать в день увольнения. Когда увольняемый не может или не имеет возможности получить информацию лично, работодатель должен направить ее заказным письмом с уведомлением.
Отчет необходимо предоставить тем, кто работает у вас по трудовому договору, в том числе совместителям и удаленным работникам.
В случае обнаружения работником неверных или неполных сведений в сведениях о трудовой деятельности, которые он подал в ПФР, исправить или дополнить сведения по письменному требованию работника и представить в фонд (ч. 6 ст. 66.1 ТК РФ).
Форма СТД-Р: как выдавать
Работники сами выбирают, как они хотят получить бланк STD-R: на бумаге или в электронном виде. Бумажная форма СТД-Р заверяется подписью руководителя или уполномоченного представителя и печатью организации (при наличии). Работодатель, не являющийся юридическим лицом, заверяет документы личной подписью. Во втором случае форма должна быть подписана усиленной квалифицированной электронной подписью.
Когда работнику могут отказать в STD-R?
Работодатель не обязан выдавать сведения о трудовой деятельности в форме СТД-Р работникам, отказавшимся от электронной трудовой книжки (Письмо Минтруда от 16.06.2020 N 14-2/ООГ-8465).
Кроме того, отказ работодателя является законным как для STD-R по запросу, так и для STD-R, выданного при увольнении. Сотрудник, решивший не расставаться с оформлением документов, может получить эту информацию в МФЦ, на портале госуслуг или в Пенсионном фонде.
Напоминаю, форма СТД-Р утверждена Приказом Минтруда от 20.01.2020. № 23н. В нем отражаются сведения о трудовой деятельности работника в период работы у работодателя.
Работник может подать заявление работодателю о предоставлении СТД-Р или получить эту информацию при увольнении (ст. 66.1 ТК РФ). Но если вы решили сохранить бумажную трудовую книжку, работодатель имеет право не выполнять вашу просьбу.
Юлия Невдах — эксперт по зарплате проекта «Зарплата 360°»
Консультирует по вопросам правильности начисления заработной платы более восьми лет.
